מערכת מוצלחת מתחילה במיפוי המצב הקיים: מה נכנס לתהליך, מה יוצא ממנו, מי מפעיל אותו ואילו חריגות מתרחשות בפועל. רק לאחר מכן נכון לבחור טכנולוגיה.
אפיון טוב מפריד בין דרישות חובה לבין שיפורים רצויים, מגדיר מדד הצלחה ברור ומשאיר מקום לתחזוקה, ניקוי ושינויים עתידיים. כך נמנעים ממערכת מורכבת שמפתרת את הבעיה הלא נכונה.
